Cum arata o zi obisnuita pentru tine si pentru echipa magazinului tau online?
In cadrul interviurilor pe care le realizeaza Cosmin impreuna cu clientii Gomag, de-a lungul timpului, aceasta este una dintre intrebarile recurente. Si are un scop anume.
Majoritatea antreprenorilor se concentreaza pe buna dreptate pe vanzari.
Socoteala de-acasa, insa, nu se potriveste intotdeauna si cu ce se intampla dupa ce ajungi la birou.
Dis-de-dimineata pornesti cu motivatia si entuziasmul de a rezova anumite lucruri. Pe masura ce trece timpul intervin tot felul de sarcini, care, din pacate nu sunt atat de prioritare pe cat par la prima vedere.
La finalul zilei, te trezesti ca timpul a trecut pe langa tine si, ce era mai important – vanzarile, discutiile cu clientii etc., adica task-urile care aduc venit si profit – a ramas nerezolvat.
Pentru azi, as vrea sa discutam putin despre organizare si prioritizare, concentrandu-ne pe vanzari drept cap de lista.
Procesul de mai jos te va ajuta sa cresti productivitatea in sarcinile de vanzari, sa ramai disciplinat(a) si sa iti pastrezi concentrarea pe lucrurile cu adevarat importante pentru magazinul online.
Cuprins Cum prioritizezi vanzarile in lista zilei
- Reseteaza-ti modul de gandire
- Creeaza un plan zilnic de sarcini
- Prioritizeaza sarcinile folosind o matrice
- Defineste urmatorii pasi de facut
- Blocheaza timp in calendar pentru sarcinile de rezolvat azi
- Rezolva sarcinile propuse
- Monitorizeaza-ti performanta in timp
1. Reseteaza-ti modul de gandire
Una dintre metodele preferate de a ne incepe ziua e sa… ne verificam mail-ul, nu-i asa?
In acelasi timp, e o metoda sigura de a destabiliza ordinea importantei task-urilor.
Vezi tu, din perspectiva de vanzator exista o mica posibilitate sa gasesti in email-uri ceva care sa te ajute sa ajungi la obiectivul final. In schimb, vei afla o multime de lucruri minore de facut, pe langa cate un email ocazional de la vreun client.
Niciunul dintre aceste mesaje nu sunt cu adevarat urgente.
La fel se intampla si daca iti deschizi social media, indiferent de canal.
Exista, insa, un set diferit de prioritati pe care ti-l poti impune, astfel incat sa eviti procrastinarea, sa inchizi inbox-ul si social media, si sa te concentrezi pe vanzari si clienti – acolo unde se afla, de fapt, oportunitatile afacerii tale.
Citeste si: Lucrurile ascunse care te impiedica sa vinzi si sa scalezi
2. Creeaza un plan zilnic de sarcini
Ca antreprenor cu o afacere mica sau medie, tu joci multe roluri.
Poate ai 1 sau cativa angajati, insa nu dispui de resursele necesare pentru a-ti extinde echipa sau nu gasesti inca oamenii potriviti.
Asadar, lista zilei cu lucruri de facut, pentru tine si pentru intreaga echipa s-ar putea sa consiste intr-un amalgam de sarcini, in diferite scopuri si de diferite grade de importanta.
Inainte de a incepe sa te gandesti la cresterea productivitatii, primul pas este sa iti creezi un sistem solid pentru captarea si documentarea sarcinilor pe care le aveti, fiecare in parte.
Poate te-ai bazat pana acum pe propria memorie, pentru a face asta.
Problema e ca suntem oameni si tindem sa uitam lucruri – e iresponsabil sa facem lucrurile intuitiv sau exclusiv pe ce ne aducem aminte.
Mai mult, creierul uman nu e prea bun la sarcinile pe termen lung, care nu trebuie sa fie completate ACUM, ci se intampla secvential, in timp. Iar asta duce la cresterea presiunii pe umerii tai si ai echipei tale.
Altfel spus, e important sa scrii undeva lista zilei cu lucruri de facut, indiferent ca e pe o foaie de hartie, pe o tabla vizibila pentru tot biroul sau, cel mai recomandat, intr-un sistem online.
Notarea si documentarea sarcinilor iti va oferi si o imagine de ansamblu cat mai completa asupra zilei, inclusiv posibilitatea de a evalua corect timpul necesar de investit in fiecare sarcina in parte.
3. Prioritizeaza sarcinile folosind o matrice
Bun.
Acum ca ai lista cu sarcini sau, si mai bine, pe masura ce o scrii, ar trebui sa le organizezi in 4 chenare:
- Urgent + Important
- Urgent + Mai putin important
- Important + Mai putin urgent
- Putin urgent + putin important
Hai sa ne concentram in principal pe primele 3 chenare, acolo unde lucrurile ard mai tare.
#1. Urgent + Important
Aici notezi lucrurile pe care trebuie musai sa le faci azi.
Acestea fie sunt planificate si prevazute din vreme, fie apar brusc, cum ar fi un influx de comenzi, o criza sau o oportunitate neasteptata.
Ce sarcini sunt urgente si importante ca antreprenor cu un magazin online?
De exemplu, gestionarea comenzilor acumulate din ziua anterioara. Cu cat pregatesti mai rapid comenzile, cu atat acestea pot fi livrate mai repede.
Alte task-uri urgente si importante tin de actualizarea informatiilor pentru o campanie in curs, contactarea clientilor post-comanda, inclusiv cu propuneri de upsell, incheierea unui parteneriat, teasingul unei lansari etc.
Totul depinde de fluxul vostru de lucru intern, pentru a identifica aceste sarcini si a le aloca corect.
#2. Urgent + Mai putin important
Aici notezi lucrurile pe care le poti incepe azi, dar pot ramane si pe maine sau pana expira deadline-ul.
Trebuie sa tii cont de incadrarea in timp, pentru a te asigura ca aceste sarcini sunt rezolvate eficient.
De exemplu, o sarcina urgenta, dar mai putin importanta este sa raspunzi la un email care nu tine de tine neaparat, sa postezi in social media sau sa dai ok-ul pentru raportul sau documentul unui coleg.
#3. Important + Mai putin urgent
Aici notezi lucrurile pe care le poti face candva, insa nu sunt conditionate de timp.
De exemplu, e important sa extinzi canalele de marketing care functioneaza pentru tine. Insa poate nu ai resurse pentru a te ocupa personal de asta. In acest caz, poate ar fi mai bine sa delegi, sa automatizezi sau sa externalizezi sarcinile respective.
Tot aici poti nota idei viitoare pentru business, perioada aproximativa de concediu si sarcinile de pregatire a magazinului in acest scop si orice alte sarcini pe care ai vrea sa le faci, dar care nu au un termen limita definit.
In rest, toate sarcinile mai putin importante si care nu sunt urgente, sunt notate in al patrulea chenar, ca aspecte carora le va veni randul la un moment dat, cum ar fi sa stabiliti de unde va comandati mancarea azi la pranz sau parcurgerea unui video care ti-a atras atentia.
Pont!
Foloseste unul sau mai multe calendare cum ar fi Google sau Gomag Calendar, in CRM, pentru a bloca perioade de timp specific pentru sarcinile prioritare, in special cele legate de vanzari!
Comanda acum: Made for Business – planner pentru afaceri si viata
4. Defineste urmatorii pasi de facut
Odata ce ai notat si prioritizat sarcinile, e momentul sa documentezi urmatorul pas, pentru fiecare din ele.
De exemplu, daca ai notat “gestioneaza toate comenzile realizate de la ora x pana la ora x”, adauga la task pasul “asigura-te ca ai filtrat comenzile pentru perioada de timp si esti gata sa incepi”.
De ce ar trebui sa faci asta?
Cand adaugi pasul urmator necesar de facut pentru fiecare sarcina, e mai usor pentru creierul tau sa intre in spatiul relevant de concentrare.
Saritul intre sarcini vine cu probleme grave legate de productivitate si eficienta, iar multitasking-ul nu e o abilitate atat de draguta pe cat pare.
Pont! Adauga pasul urmator imediat ce iti notezi o sarcina, nu astepta sa termini lista si apoi sa le iei in ordine.
5. Blocheaza timp in calendar pentru sarcinile de rezolvat azi
In special pentru sarcinile importante si urgente. Din fericire, cele mai multe platforme de work management si calendarele iti permit sa blochezi perioade de timp, asa cum doresti.
Faptul ca stii cat timp ar trebui sa iti ia fiecare sarcina te ajuta sa controlezi fluxul de lucru pe tot parcursul zilei, fara perioade de procrastinare. Sigur, e important sa iei si pauze, insa incearca sa le incadrezi si pe acestea in timp.
Acest obicei te va ajuta sa fii responsabil(a) cu timpul tau, dar si sa oferi colegilor tai o idee pentru cand e momentul potrivit sa te abordeze pentru ajutor, intrebari sau alte situatii.
Citeste si: 10 Sfaturi De Organizare A Timpului Pentru Manageri
6. Rezolva sarcinile propuse
E foarte posibil ca iti vei nota mai multe sarcini decat e posibil sa realizezi intr-o zi. Nici nu cred ca exista cineva care reuseste sistematic sa rezolve toate sarcinile de pe lista zilnica.
Tocmai de aceea e important sa organizezi si reorganizezi sarcinile pe parcursul programului de lucru. E foarte posibil sa apara ceva urgent si important. Sau o sarcina prioritizata initial sa isi piarda urgenta.
Indiferent ca folosesti matricea de mai sus sau alt sistem, pastreaza-ti flexibilitatea si ramai atent(a) la oportunitati, in special cele care au legatura cu vanzarile.
In acest sens, nu toate sarcinile au aceeasi valoare pentru tine.
De exemplu, sa contactezi un client care e ambasador de brand pentru a-i propune sa te recomande sau sa cumpere ceva, e mai eficient decat sa raspunzi la un email despre un produs pe care nici nu il vinzi.
Astfel, incearca sa prioritizezi sarcinile care iti aduc venit.
De exemplu, completarea unui raport cu intarziere nu inseamna mare lucru, cand ai petrecut timpul realizand o vanzare asistata sau ai gestionat comenzile telefonice.
Cei mai buni oameni de vanzari au control asupra timpului lor si se tin de planul de sarcini, realizand o rutina zilnica. Stiu cand e timpul sa raspunda lead-urilor, cand sa faca prospectare, cand au intalniri cu potentiali clienti sau parteneri etc. etc.
Scopul tau este sa iti realizezi o astfel de rutina, astfel incat sa maximizezi performanta, productivitatea si rezultatele pe care le obtii pentru magazinul tau.
7. Monitorizeaza-ti performanta in timp
E un sentiment extrem de placut sa tai cu linia o sarcina rezolvata, sa o colorezi sau sa o bifezi ca e gata.
Pentru a scapa de procrastinare si pentru a-ti gasi prioritatile corecte, trebuie sa iti construiesti obiceiuri bune. Nu te poti baza doar pe motivatie. Aceasta poate alimenta productivitatea, insa scade in timp.
Obiceiurile eficiente – si daca asta inseamna 5-10 minute pe zi de facut un task referitor la vanzari – conteaza foarte mult.
Urmareste performanta in timp comparand matricile zilnice. Vezi cat de relevant ai fost cu timpul alocat si cum evolueaza rezultatele tale, de la zi la zi.
Aceasta supraveghere te va ajuta inclusiv sa identifici greseli sau sarcini repetitive ce pot fi automatizate pentru a-ti elibera timp (de exemplu, pentru care poti seta automatisme, GoBoti sau chat bots).
Citeste si: Planul de organizare a afacerii tale online pe timp de vara
Intr-o zi de lucru, atat tu, antreprenorul, cat si echipa ta, daca ai una, sunteti ocupati cu o multime de sarcini.
E imposibil sa faci totul intr-o singura zi.
Dar e vital sa poti identifica si rezolva sarcinile care iti aduc vanzari, venit si profit, pentru ca afacerea ta sa functioneze, sa creasca.
Sfatul meu?
Testeaza matricea si sistemul despre care am povestit azi si optimizeaza-ti fluxul de lucru. Poate va fi mai greu la inceput, insa, in timp, sigur te va ajuta sa fii mai productiv(a) si mai eficient(a).
Spor la vanzari!
