Cum te ajuta ChatGPT sa faci documentare de produs mai usor

Din pozitia de antreprenor, esti mereu in cautare de noi metode pentru a-ti imbunatati afacerea, strategia si rezultatele in eCommerce.

Fiecare zi vine cu provocari si obstacole; insa piata nu sta pe loc, la fel cum tehnologia si solutiile alternative iti sunt din ce in ce mai la indemana – tot ce trebuie sa faci este sa testezi.

Nu e prima data cand discutam despre AI sau despre ChatGPT.

Acesta e probabil cel mai cunoscut tool de inteligenta artificiala, ce foloseste capabilitati avansate de procesare a limbajului natural pentru a genera raspunsuri si continut de tip uman.

De exemplu, cu ChatGPT poti optimiza raspunsurile – si timpul de raspuns – pe zona de customer service. De asemenea, te poate ajuta sa creezi continut personalizat pentru social media, materialele de marketing, newslettere, email-uri tranzactionale, si asa mai departe.

Ceea ce am promis mai de mult ca vom discuta este partea de utilizare a ChatGPT pentru a face mai usor documentare de produs in eCommerce. 

Asa ca hai sa intram direct in subiect, pentru ca vei afla cum sa economisesti timp si resurse valoroase folosind inteligenta artificiala generativa in favoarea afacerii tale.

 

Cuprins Cum te ajuta ChatGPT sa faci documentare de produs

1. Ce este documentarea de produs si tipuri de documentare
2. Beneficiile documentarii de produs pentru clienti & echipa
3. Bune practici de urmat in procesul de documentare produs
4. Cum folosesti ChatGPT sa faci documentare de produs
5. Provocari si reguli de tinut minte privind documentarea de produs

1. Ce este documentarea de produs si tipuri de documentare

Documentarea de produs este, practic, procesul prin care creezi un manual de utilizare ce ajuta clientii sa inteleaga ce este si cum ii ajuta un produs, cum functioneaza acesta, cum poate fi folosit, ce atribute are, dar si alte raspunsuri la potentiale intrebari ale acestora despre produs.

Unele documentatii de produse pot include studii de caz si exemple astfel incat oamenii sa inteleaga mai usor ce rol are fiecare caracteristica a produsului. 

Pe langa partea de text, documentatia poate include imagini, video-uri, gif-uri si articole cu informatii suplimentare.

Practic, documentarea de produs asimileaza informatiile complete despre acesta, eliminand intr-o anumita masura nevoia de asistenta, pentru ca oamenii sa gaseasca mai rapid solutii pentru nevoile lor.

Exista, asadar, multiple tipuri de documentatii – forme in care acestea pot fi create:

✅ Manualul utilizatorului 

Acesta este unul dintre cele mai populare tipuri de documentatii. Manualul utilizatorului poate fi un ghid rapid de tip ”cum sa”, poate fi o descriere de produs super detaliata etc.

Scopul acestei documentari este sa ii faca pe utilizatori sa inteleaga produsul cat mai bine. Prin combinarea descrierii de produs cu exemple de folosire si beneficii din manual, poti spori impactul descrierii si sustine decizia de achizitie.

✅ Manual de instructiuni

Manualul de instructiuni este un alt format comun folosit pentru crearea documentatiei de produs. 

Suntem obisnuiti sa il vedem printat cand comandam diferite electrocasnice sau mobila, de exemplu, dar mai recent, manualul apare in format digital (accesibil printr-un link sau un cod QR, de ex.).

Manualul de instructiuni ne arata, pas cu pas, informatii despre cum putem folosi produsul.

✅ Ghid de depanare

Acest tip de documentatie creeaza un set structurat de solutii pe care clientii le pot folosi in caz ca se lovesc de anumite erori sau provocari.

Practic, e o documentatie axata pe rezolvarea de probleme de ordin comun sau tehnic cu care s-ar putea intalni oamenii atunci cand folosesc produsul.

✅ Documentatia interna de produs

O documentare de produs poate fi facuta nu doar pentru clienti, ci si pentru a fi folosita intern, de catre angajati, parteneri sau alti stakeholderi.

Genul acesta de documentatie echipeaza departamentul de asistenta clienti sau vanzari cu informatii si scenarii detaliate despre produse. 

Mai mult, prin intermediul acesteia oamenii pot planifica prezentarea functionalitatilor noi pe care ai de gand sa le lansezi sau pe care tocmai le-ai lansat. Bonus, ajuta la training-ul personalului nou.

✅ Documentatia functionalitatilor

In general, e folosita de afacerile B2B. Documentatia functionalitatilor explica amanuntit fiecare functie astfel incat clientii sa inteleaga cum merg fiecare si la ce folosesc.

Documentatia Gomag este un exemplu in acest sens.

✅ FAQ

Aceasta documentatie prezinta oamenilor raspunsuri la intrebarile comune sau frecvente ce apar despre produsul tau. Scopul ei este sa economiseasca timp si sa scada costurile cu suportul clientilor, si sa creasca productivitatea.

Intr-un magazin online obisnuit, de exemplu, poti crea o pagina dedicata sectiunii FAQ si/ sau poti combina descrierea de produs cu o mini-sectiune FAQ inclusa, ce cuprinde intrebarile specifice despre produsul respectiv.

Citeste si: Cum creezi pagini de produs care uimesc clientii & cresc vanzarile

2. Beneficiile documentarii de produs pentru clienti & echipa

# Clientii afla informatii mai rapid

Datorita datelor din documentatie, o buna parte din clienti nu mai au nevoie sa interactioneze cu echipa de suport pentru a afla raspunsuri sau instructiuni. Nu mai trebuie sa iti scrie, sa sune sau sa deschida chat-ul – iar asta inseamna cheltuieli mai mici de resurse!

# Creste vizibilitatea produsului tau

Daca creezi continut pe baza documentarii de produs cu raspunsuri la anumite intrebari sau scenarii, optimizezi usurinta cu care produsul tau poate fi gasit la cautarile online.

# Procesul de onboarding devine mai linear

Odata ce clientii tai cumpara, documentatia ii ajuta sa afle rapid informatii despre ce sa faca in continuare sau cum sa inceapa sa foloseasca produsul. 

Asta e valabil atat in cazul unui tool sau serviciu B2B, cat si in cazul unui manual de instructiuni sau secventa de tutoriale pentru un produs fizic.

# Devii o sursa sigura de informatii

Documentarea de produs iti permite sa creezi continut informational util si relevant pentru clientii tai – la care se pot intoarce cu incredere de fiecare data cand au nevoie. 

# Iti ajuti angajatii sa iti inteleaga produsele in profunzime

O documentatie interna de produs ajuta oamenii din echipa sa inteleaga evolutia acestuia pentru a oferi o asistenta mai buna clientilor. 

# Cresti productivitatea si reduci munca repetitiva

Practic, angajatii tai nu mai trebuie sa inceapa de la 0 pentru a construi un raspuns la intrebarile frecvente ale clientilor. O documentatie solida de produse raspunde deja la acestea.

Astfel, echipa ta castiga timp pentru a se ocupa de intrebarile cu adevarat importante sau situatiile care ar putea duce la pierderea clientilor.

Citeste si: Inteligenta artificiala generativa si de ce este esentiala, astazi, in eCommerce

3. Bune practici de urmat in procesul de documentare produs

1. Afla cine este audienta, pentru a afla DE CE are nevoie de documentatia ta

Faci documentarea pentru clientii tai? Sau faci o documentare amanuntita pentru echipa interna si parteneri?

Fiecare tip de audienta are nevoi diferite, asa ca, inainte sa incepi propriu-zis, asigura-te ca stii cine vor fi consumatorii continutului despre produs.

2. Alege tipul potrivit de documentatie

Daca vrei sa raspunzi la potentialele intrebari ale clientilor, mai intai raspunde la acestea:

# Au nevoie de un manual de instructiuni?

# Sau au nevoie de o pagina FAQ?

# Sau au nevoie de o colectie de articole si descrieri despre functionalitati, beneficii si modul de functionare, la care sa revina des?

Odata ce stii raspunsurile, iti va fi mai usor sa identifici tipul potrivit de documentatie pe care trebuie sa il creezi.

3. Creeaza continut in diferite formate

Pe langa continutul text, asigura-te ca ai imagini, video-uri, gif-uri, chiar si capturi de ecran care sa exemplifice vizual informatia. 

Acestea ii vor ajuta pe utilizatori sa isi rezolve probleme mai rapid si mai usor, si sa evite confuziile.

4. Raspunde la toate intrebarile frecvente potentiale

Sectiunea FAQ completeaza continutul legat de fiecare caracteristica sau beneficiu al produsului tau. 

Adauga detalii si informatii suplimentare care sa ajute oamenii sa inteleaga modul de functionare al produsului in diferite scenarii.

 

5. Separa informatiile interne vs. cele care pot fi utile pentru clienti

Date precum versiunile anterioare ale documentatiei, actualizarile efectuate, notele interne sau planificariile viitoare, de exemplu, nu vor fi publicate catre clienti. 

Insa aceste date ar trebui sa fie disponibile pentru echipa interna sau partenerii relevanti cu care colaborezi.

6. Pastreaza un limbaj simplu si un ton informational

Desi termenul de documentatie te duce cu gandul la ceva tehnic, cea mai buna metoda este sa pastrezi limbajul acesteia cat mai simplu. 

Evita jargonul si termenii tehnici astfel incat orice utiliztaor, indiferent de gradul sau de cunostinte, sa poata intelege usor cum functioneaza produsul. 

Iar daca adaugi astfel de termeni, ia in calcul adaugarea unui glosar usor de accesat in documentatie.

7. Include exemple, testimoniale si studii de caz

Cu cat folosesti mai multe exemple si scenarii, cu atat mai bine. 

De exemplu, poti ilustra modul de functionare al produsului in legatura cu clientii anteriori, si sa arati cum a ajutat fiecare functionalitate la indeplinirea unui anumit obiectiv al acestora.

Citeste si: Cum scalezi continutul generat de utilizatori (UGC) pentru afacerea ta

4. Cum folosesti ChatGPT sa faci documentare de produs

Important de retinut pana aici: urmeaza un proces organizat pentru a crea documentatii complete precum ghiduri de utilizare, FAQ, manuale de instructiuni si ghiduri de depanare. 

De aici, poti sa extragi apoi informatii pentru alte scopuri (descrieri, articole, email-uri etc.).

Vestea buna? ChatGPT poate fi folosit in fiecare etapa pentru a automatiza si eficientiza tot acest flux de lucru.

Uite cum:

✅ Crearea structurii documentatiei

Daca nu esti sigur cum sa incepi, ChatGPT iti poate oferi recomandari pentru o structura standard, in functie de fiecare tip de documentatie (manual, FAQ, ghid de instructiuni etc.).

Exemplu:

• „Sugereaza o structura pentru un manual de utilizare pentru un blender multifunctional.”
• „Ce sectiuni ar trebui sa contina un ghid de instructiuni pentru mobila de bucatarie?”

✅ Generarea continutului propriu-zis

ChatGPT poate scrie efectiv textul pentru fiecare sectiune pe baza specificatiilor produsului. 

Exemplu:

• „Scrie instructiuni de utilizare pas cu pas pentru un aparat de cafea automat marca X. Specificatii: rezervor de 1.5L, ecran digital, functie de autocuratare.”
• „Creeaza 10 intrebari si raspunsuri pentru o masina de spalat vase, care sa includa teme precum consumul de energie, utilizarea detergentului si intretinerea.”

✅ Personalizarea textului pentru audienta tinta 

ChatGPT poate adapta tonul si nivelul de detaliu in functie de utilizatorii targetati. 

• Pentru public general: Simplu si accesibil. Prompt: „Simplifica aceste instructiuni pentru un utilizator incepator.”
• Pentru utilizatori avansati: Detalii tehnice si limbaj specializat. Prompt: „Adauga mai multe detalii tehnice pentru utilizatori experimentati.”

✅ Generarea continutului derivat

Dupa ce documentatia de baza e gata, poti refolosi aceeasi informatie pentru alte scopuri:

# Descrieri de produs:

• „Extrage cele mai importante beneficii din acest manual si scrie o descriere de produs.”

# Articole de blog:

• „Creeaza un articol de blog pe baza acestui ghid de depanare, intitulat ‘Cum sa rezolvi cele mai comune probleme cu masina de spalat vase’.”

# Email-uri:

• „Transforma aceasta sectiune din manual intr-un email informational pentru clientii existenti, cu subiectul ‘Cum sa prelungesti durata de viata a produsului tau’.”

✅ Automatizarea procesului de actualizare

Poti folosi ChatGPT pentru a genera, revizui si optimiza documentatia pe masura ce apar noi informatii despre produs. 

De exemplu: 

• „Actualizeaza acest FAQ pentru a include o noua intrebare despre compatibilitatea produsului cu alte dispozitive.”
• „Adauga o sectiune despre curatarea filtrelor in acest ghid de intretinere.”

✅ Export si optimizare in magazin 

Dupa generare, poti copia direct continutul in Gomag, la produsele relevante. 

Mai departe, poti personaliza produsul extrem de usor pentru unul sau mai multe tipuri de avatare de client si poti adauga inclusiv cuvinte cheie suplimentare folosind Gomag Prompt!

Prompt preia textul initial generat in acest exemplu de ChatGPT si va reface descrierea de produs pe baza acestor informatii, creand o descriere de produs noua, originala si personalizata.

Despre acest instrument te invit sa citesti mai mult aici: Cum te ajuta Gomag sa generezi descrieri de produs cu AI in magazin

5. Provocari si reguli de tinut minte privind documentarea de produs

Odata ce ai un flux de lucru si un sistem pentru documentarea de produs, ce trebuie sa faci in continuare este sa tii un ochi pe datele tale. Uite ce provocari pot aparea pe parcurs:

#1. Mentine documentarea la zi

✅ Programeaza intervale regulate de timp pentru evaluarea si actualizarea documentatiei – de exemplu, semestrial sau de fiecare data cand pregatesti o lansare de produs.

✅ Seteaza remindere sau notificari automate pentru ca toti membrii echipei tale sa stie cand trebuie sa actualizeze datele.

✅ Mentine o evidenta a schimbarilor si a actualizarilor realizate in timp pentru a te asigura ca documentatia ta de produs prezinta cea mai recenta versiune de produs.

#2. Gestionarea unui volum mare de date

✅ Foloseste un mod clar de categorizare a documentatiilor de produs si un format structurat, astfel incat sa iti fie usor sa mentii evidenta datelor.

✅ Foloseste tag-uri si categorii pentru sortarea documentelor.

#3. Cum asiguri acuratetea datelor

✅ Externalizeaza sau angajeaza experti pentru verificarea regulata a documentatiilor de produse.

✅ Foloseste AI pentru sarcini precum scrierea de continut pentru manuale de instructiuni, optimizarea descrierilor, formatarea structurii continutului, FAQs, materiale de marketing etc.

✅ Pastreaza o evidenta a actualizarilor pentru a monitoriza acuratetea datelor in timp.

#4. Nevoi si nivele de expertiza la care raspund datele

✅ Creeaza documentari adaptate pentru diferite tipuri de utilizatori, cum ar fi incepatori, utilizatori avansati, echipa interna etc.

✅ Foloseste un limbaj accesibil si evita jargonul tehnic – asa, datele vor fi usor de inteles indiferent de nivelul de expertiza al utilizatorilor.

✅ Ofera acces la documentatie in varii formate (text, imagini, video, infografice etc.). Oamenii au metode diferite de consumare a continutului 🙂 .

Citeste si: Cum vinzi mai mult cu ajutorul datelor – Gomag Insights & rapoartele magazinului tau online

Firmele B2B, SaaS-urile si creatorii de tool-uri online sunt familiarizati cu termenul de documentatie de produs. 

Insa procesul, in sine, de documentare a produsului iti este extrem de util inclusiv cand vinzi produse fizice, cand faci eCommerce.

Sfatul meu este sa te uiti cu atentie peste acest articol si sa vezi daca in magazinul tau chiar ai toate informatiile importante, interesante sau detaliate despre produsul tau (culmea ironiei, in timp ce am scris acest articol, primul produs exemplu pe care l-am cautat nu continea dimensiunile nicaieri in pagina).

Uneori, solutiile simple, cum e crearea unei documentatii, sunt exact raspunsurile pe care le cauti pentru a influenta mai usor decizia de cumparare a clientilor.

Spor la vanzari!